مقاله زیر در اولین همایش ملی مدیریت فناوری اطلاعات (۲۷ و ۲۸ خردادماه ۸۳ ؛ دانشگاه اصفهان) به صورت شفاهی ارائه گردید و در تاریخ ۱۰ تیر ۱۳۸۳ در سایت شرکت گاز استان مرکزی منتشر شد:

چکیده

در این مقاله استفاده از اینترنت بعنوان یک ابزار کار برای تبادل اطلاعات بین نواحی گازرسانی شهری تحت پوشش شرکت گاز استان مرکزی در مقایسه با انتقال اطلاعات توسط دیسکت که قبلا معمول بوده مورد بررسی قرار گرفته است. در ابتدا به شرح مختصر کار سیستم امور مشترکین در روش قدیمی پرداخته شده و سپس روش جدید و مزایای آن و مشکلات موجود شرح داده شده است. همچنین راهکارهایی برای حل مشکلات نیز ذکر گردیده است. از جمله مهمترین مزایای این روش اینست که با استفاده ازاین ابزار که مبتنی بر تکنولوژی روز می‌باشد مبالغ زیادی در هزینه‌های شرکتهایی که این روش را بکارگرفته‌اند و یا بکار خواهند گرفت، صرفه‌جوئی می‌شود. در پایان نیز چشم‌انداز توسعه کاربرد اینترنت برای افزایش سهولت کار و رضایت مشتریان و همچنین افزایش سرعت حرکت اطلاعات درجهت تامین سریعتر منابع مالی مورد نیاز شرکتها روشن گردیده است.

کلمات کلیدی

مشترک – سیستم امور مشترکین – اطلاعیه – اصلاحیه – لیست سفید – کنتورخوانی – قبض – بارکد – ته سوش – تعدیل
Internet – Email – Main – job – PC – DCH – DCMU- web base

مقدمه

گاز طبیعی بعنوان یک سوخت برتر از دیر باز در ایران و جهان مورد استفاده قرار گرفته است . شرکت هایی که در زمینه فروش گاز طبیعی فعالیت دارند – همانند شرکت های آب و برق و مخابرات – با انبوهی از انواع مشترکین سر و کار دارند و شاید مهمترین سیستم کامپیوتری اینگونه شرکتها “سیستم امور مشترکین” باشد. در جدول زیر تعداد کل مشترکین گاز طبیعی استان مرکزی (خانگی – تجاری – صنعتی) در ۵ سال اخیر آمده است:

ردیف سال تعداد کل مشترکین استان توضیحات
۱ ۱۳۷۸ ۱۱۷٫۳۷۹
۲ ۱۳۷۹ ۱۲۸٫۹۹۸
۳ ۱۳۸۰ ۱۴۵٫۸۹۱
۴ ۱۳۸۱ ۱۶۱٫۲۱۶
۵ ۱۳۸۲ ۱۷۵٫۲۱۵

جدول ۱ – آمار مشترکین شرکت گاز استان مرکزی [۱]

بدیهی است نگهداری اطلاعات اصلی مشترکین فوق بهمراه سوابق مصرف آنان و پردازش این حجم بسیار زیاد اطلاعات و تهیه انواع و اقسام گزارشات مورد نیاز شرکت و مدیران آن ، نیازمند یک سیستم بسیار قوی و قدرتمند کامپیوتری می باشد.
شرکت ملی گاز ایران که متولی اصلی تولید و فرآورش و توزیع این ماده حیاتی است [۲] شرکت های گاز استانی را در سراسر کشور تحت پوشش دارد . هر شرکت گاز استانی نیز از یک بخش ستادی و چند ناحیه گازرسانی شهری تشکیل شده است. واحد خدمات کامپیوتر یکی از واحدهای ستادی محسوب می شود که در مرکز استان مستقر می باشد . سیستم فعلی امور مشترکین شرکت گاز که در نوع خود سیستم پیشرفته و کاملی می باشد از اجزای مختلف و متعددی تشکیل شده و چرخه اطلاعات و کار در آن بسیار طولانی می باشد . خدمات کامپیوتر شرکت گاز استان مرکزی بعنوان اولین شرکت گاز استانی از اینترنت برای کاهشی هر چند اندک از طول و عرض این چرخه استفاده کرده است [۳] که شرح آن به تفصیل در بخش های بعدی خواهد آمد.

مراحل انجام کار در سیستم امور مشترکین

در گذشته ای نه چندان دور ( از بدو فعالیت شرکت گاز استان مرکزی یعنی نیمه دوم سال ۱۳۷۸ [۴] تا مردادماه سال ۱۳۸۱ ) بخشی از چرخه اطلاعات و کار در سیستم امور مشترکین این شرکت به مرور زمان به صورت زیر در آمده بود:


شکل ۱ – نمایی از سایت شرکت گاز استان مرکزی

۱- پس از انجام اقدامات لازم برای فراهم سازی شرایط اشتراک پذیری ( طراحی و اجرای شبکه گازرسانی – نصب انشعاب – لوله کشی شبکه داخلی مشترک – در صورت نیاز نصب ایستگاه برای مشترکین پر مصرف – … ) متقاضی مدارک لازم را به واحد متقاضیان نواحی گازرسانی ارائه نموده و توسط امور متقاضیان کارت “اطلاعیه” برای ایشان تکمیل می شود.
۲- توسط پرسنل امور مشترکین نواحی اطلاعات مشترک با استفاده از یک برنامه کامپیوتری وارد کامپیوتر (PC) می شود و سپس اطلاعیه ها اصطلاحا جمع آوری شده و در یک فایل توسط دیسکت به واحد کامپیوتر تحویل می شد.
۳- فایل مذکور در بند ۲ توسط سیستم ارتباط با Main تهران برای کامپیوتر اصلی ارسال می شود.
۴- با اجرای یک job روی این سیستم از محل خدمات کامپیوتر واقع در مرکز استان مشترک به سیستم معرفی می شود و در صورت وجود اشکالاتی در اطلاعات مربوط به مشترک اصطلاحا سیستم آنرا edit می کند.
۵- در اینصورت فایل اشکالات از روی Main دریافت و چاپ شده و به امور مشترکین ناحیه مربوطه ارسال می شد . امور مشترکین نسبت به رفع اشکالات اقدام و فایل جدید را به خدمات کامپیوتر توسط دیسکت تحویل می داد.
۶- نهایتا پس از رفع اشکالات معرفی مشترک ( که روال رفع اشکالات بوجود آمده در سایر مراحل نیز تقریبا به همین صورت می باشد ) فایل ” لیست سفید ” از روی Main دریافت و با دیسکت به نواحی ارسال می شد.
۷- فایل مذکور در بند ۶ – که حاوی اطلاعات مشترکین و تاریخ و رقم قبلی قرائت کنتور و دو ستون خالی برای تاریخ و رقم قرائت فعلی کنتور می باشد – توسط دستگاهی به نام DCMU که به PC متصل می باشد به یک کامپیوتر دستی به نام DCH منتقل می شود.
۸- DCH حاوی لیست سفید را کنتورخوان به درب منازل یا محل مشترکین برده و رقم فعلی کنتور را در آن وارد می نماید.
۹- DCH حاوی اطلاعات کنتورخوانی را به امور مشترکین ناحیه ذیربط برگردانده و اطلاعات آنرا به PC منتقل می نمایند.
۱۰- فایل حاصل بنام فایل “کنتورخوانی” را توسط دیسکت به خدمات کامپیوتر ستاد ارسال می کردند.
۱۱- فایل فوق را با استفاده از خطوط مخابراتی Leased به تهران ارسال نموده و job کنتورخوانی اجرا میگردد.
۱۲- خروجی این کار فایل ” قبض ” می باشد که دریافت و در مرکز استان چاپ می شد. در شکل ۲ تصویری از یک قبض صادر شده برای مشترک مشاهده می شود.


شکل ۲ – تصویری از یک قبض چاپ شده بارکدی

۱۳- قبوض چاپ شده در سطح استان توزیع شده و مشترکین با مراجعه به بانک ها مبلغ گاز بهای خود را پرداخت می نمایند.
۱۴- “ته سوش” های قبوض از بانک ها جمع آوری شده وبه اراک ارسال و در امور مشترکین ناحیه اراک توسط اسکنر بارکد خوان اسکن و فایل ته سوش ایجاد می شد.
۱۵- فایل مذکور توسط دیسکت به خدمات کامپیوتر ارسال می شد.
۱۶- فایل دریافتی را به Main ارسال کرده و job ته سوش را اجرا می نمایند تا مبلغ پرداخت شده از بدهی مشترک به شرکت گاز کسر گردد.
۱۷- سیکل فوق ( از مرحله ۶ تا ۱۶ ) برای هر مشترک تقریبا هر دو ماه یک بار اجرا می شود.

سیستم جدید

ما با استفاده از امکانات سیستم های کامپیوتری و تکنولوژی روز در خدمات کامپیوتر شرکت گاز استان مرکزی از مرداد ماه ۱۳۸۱ به بعد روش کار را به صورت زیر تغییر دادیم:
۱- فایل های اطلاعیه تهیه شده در نواحی گازرسانی شهری با کمک اینترنت توسط سرویس Email به خدمات کامپیوتر استان ارسال می شوند.


شکل ۳ – نمایی ازصفحه login به سرویس پست الکترونیکی

۲- فایل های لیست سفید دریافت شده از سیستم جامع امور مشترکین ( Main تهران ) توسط Email به نواحی ارسال می شود.
۳- فایل های کنتورخوانی تهیه شده توسط امور مشترکین نواحی از طریق Email به مرکز استان ارسال می شوند.
۴- با اضافه کردن چاپگرهای خطی (Line Printer) در برخی نواحی استان فایل های قبض نیز توسط Email از مرکز استان به نواحی دارای چاپگر ارسال می شوند و به این ترتیب قبوض نواحی در چند شهر در سطح استان چاپ می شوند که این کار باعث می شود در زمان کمتری قبض ها چاپ شده و سریعتر به دست مشترکین برسد .
۵- فایل های ته سوش ( که با اضافه کردن اسکنر بارکدخوان هم اینک در نواحی اسکن می شوند ) توسط Email به مرکز استان ارسال می شوند.
۶- سایر فایل های مربوط به عملیات مشترکین از قبیل ایجاد تغییر در مشخصات مشترک (اصلاحیه ) – حذف مشترک – اعمال تعدیل در مصرف مشترک ( مثلا بدلیل خرابی کنتور ) – اعمال تعدیل در مبالغ دریافتی از مشترک و … نیز از طریق Email بین نواحی و ستاد شرکت ( مستقر در مرکز استان ) رد و بدل می شوند. در شکل زیر استفاده از سرویس پست الکترونیک برای انتقال اطلاعات به تصویر کشیده شده است.


شکل ۴ – نمایی ازاستفاده از Email برای تبادل اطلاعات

مزایای استفاده از این روش

با توجه به پراکندگی نواحی گازرسانی تابعه شرکت گاز استان مرکزی ( اعم از اراک – خمین – ساوه – محلات – تفرش – شازند – دلیجان – آشتیان و …. ) در سطح استان بدیهی است که نقل و انتقال قبوض و گزارشهای چاپی و دیسکت حاوی فایل های کامپیوتری توسط ماشین و در معیت یکی از پرسنل بهمراه راننده انجام می شد . استفاده از اینترنت برای تبادل اطلاعات در مقایسه با انتقال آنها توسط دیسکت از مزایای زیر برخوردار است:
۱- ارسال و دریافت سریعتر اطلاعات و در نتیجه امکان اجرای درست برنامه زمانبندی کنتورخوانی : در گذشته بارها به دلیل تاخیر در وصول اطلاعات اجرای برنامه زمانبندی کنتورخوانی به تعویق افتاده است.
۲- صدور سریعتر قبوض مصرف و در نتیجه وصول سریعتر مطالبات : زودتر رسیدن قبض گازبها به دست مشترکین می تواند باعث پرداخت سریعتر آن شده و درنتیجه مطالبات شرکت سریعتر واصل شود.
۳- به صفر رساندن خطر تصادفات جاده ای برای پرسنل شرکت : در صورت حمل اطلاعات توسط دیسکت و با ماشین این خطرات وجود دارد.
۴- افزایش سطح علمی انفورماتیکی کارکنان شرکت و در نتیجه افزایش استفاده بهینه از امکانات سخت افزاری و نرم افزاری موجود در کشور
۵- وجود قابلیت اطمینان بالا : در روش انتقال اطلاعات توسط دیسکت احتمال خرابی اطلاعات و عدم امکان استفاده از آن در مقصد وجود دارد.
۶- کاهش هزینه های لازم برای حمل اطلاعات مطابق جدول شماره ۲ : در روش حمل توسط نیروی انسانی، علاوه بر تلف شدن وقت آن نیرو که می تواند صرف انجام کارهای دیگر شود ، هزینه های ماموریت و … نیز به شرکت تحمیل می شود . ریز هزینه های لازم برای هر دو روش در جدول آمده است . [۵] (توضیح اینکه ارقام این جدول با توجه به میزان هزینه ها در سال ۱۳۸۱ محاسبه گردیده است )

ردیف سیستم فعلی(انتقال اطلاعات با Email) سیستم قبلی(انتقال اطلاعات با دیسکت)
۱
زمان اینترنت ۱۰=۶۰/۲۰×۵×۶ ساعت
هزینه نیروی انسانی ۲۴۰۰۰۰۰=۲۰۰۰۰×۴×۵×۶ ریال
۲
هزینه اینترنت ۴۵۰۰۰=۴۵۰۰×۱۰ ریال
هزینه کیلومتری ماشین ۶۷۲۰۰۰=۱۴۰×۱۶۰×۵×۶ ریال
۳
هزینه تلفن ۸۰۰۰=۸۰۰×۱۰ ریال
هزینه ساعتی ماشین و راننده ۹۶۰۰۰۰=۸۰۰۰×۴×۵×۶ ریال
۴
احتمال خرابی دیسکت * ۱۲۰۹۶۰۰=۳۰%×۴۰۳۲۰۰۰ ریال
۵
جمع ۵۳۰۰۰ ریال
جمع ۵۲۴۱۶۰۰ ریال

جدول ۲ – محاسبه صرفه جویی در هزینه ها

* سی درصد مبالغ ردیفهای ۱و۲و۳

با توجه به مندرجات جدول فوق صرفه جوئی به میزان ۵۱۸۸۶۰۰ ریال در ماه صورت می پذیرد که سالانه بالغ بر ۶۲۲۶۳۲۰۰ ریال می شود.
ضمنا اگر بخواهیم با دید بازاری به مسئله نگاه کنیم وصول سریعتر مطالبات که در نتیجه تبادل سریعتر اطلاعات با استفاده از این روش حاصل می شود نیز می تواند باعث افزایش سود آوری شرکت یا ایجاد تسهیلات بانکی برای شرکت و پرسنل آن گردد.

چالش ها

۱- یکی از مشکلات موجود در راه استفاده از این روش عدم وجود زمینه فرهنگی مناسب بود به گونه ای که در ابتدا حتی برخی از مسئولین ادارات مرکزی شرکت ملی گاز ایران نیز استفاده از این روش را صحیح نمی دانستند . به عبارت دیگر زمینه سازی فرهنگی کار مورد نیاز بوده و می باشد . لازمه این کار افزایش سطح علمی انفورماتیکی مدیران و دست اندرکاران سیستم و آگاهی آنها از قابلیت های این ابزارهای روز – با کمک ارائه سمینارها و دوره های آموزشی – می باشد.
۲- برخی مواقع مشکلاتی در استفاده از سایت های اینترنتی و Email بوجود می آید که عمدتا ناشی از فیلترینگ مخابرات – بهم خوردن پیکربندی کامپیوترهای عملیاتی نواحی و عدم پیکربندی مناسب سخت افزارها و نرم افزارهای مورد استفاده در ISP ها در سطح کشور می باشد . در چنین مواقعی ما از Email های فرعی استفاده می کنیم . این آدرسهای الکترونیکی ثانویه در Mail server های دیگری ( غیر از Mail server اصلی سایت شرکت ) قرار دارند.
۳- مشکلات امنیتی اعم از حملات ویروس ها و احتمال دستکاری فایل ها نیز وجود دارد که برای هر دوی این موارد تمهیداتی در نظر گرفته و به اجرا گذاشته شده اند . البته تا کنون ما هیچ سابقه مستند و گزارش شده ای از دستکاری فایل ها نداشته ایم . نهایتا حتی اگر چنین مواردی نیز حادث شود با ارسال مجدد اطلاعات مشکل قابل برطرف کردن می باشد.
۴- نیاز به آموزش کاربرانی که با این روش جدید کار می کنند خصوصا آموزش استفاده از Internet و Email می باشد که این کار نیز در ابتدا انجام شده است . تهیه جزوات آموزشی برای کاربرانی که آشنایی قبلی با کامپیوتر دارند در بیشتر موارد کفایت می کند و در صورت عدم امکان حضور کاربران در دوره های آموزشی توصیه می شود.

برنامه های آتی

شرکت گاز استان مرکزی به دنبال شرایطی است که مشترکین گاز طبیعی بتوانند مبلغ گازبهای خود را از طریق اینترنت پرداخت نمایند . این روش این امکان را فراهم می کند که اولا محدود به زمان خاصی برای مراجعه به بانک ها نباشند و ثانیا محدود به مکان خاصی نیز نخواهند بود بلکه می توانند از هر نقطه ای از دنیا اقدام به این کار نمایند . متاسفانه در این مسیر مشکلاتی ناشی از به روز نبودن سیستم بانکی کشور وجود دارد که امیدواریم بزودی برطرف گردد.
از طرف دیگر وابستگی به Main تهران ما را آزارمی دهد . پیشنهاد ما استفاده از یک سیستم web base در سطح استانها می باشد که در این صورت چرخه بسیار طولانی کار و اطلاعات بسیار کوتاه و دلپذیر خواهد شد . در آنصورت پرسنل امور مشترکین نواحی به سادگی با استفاده از ابزار web می توانند در شهر خود مشترک را به سیستم معرفی و به صورت online اشکالات را برطرف (edit ) نمایند و کلیه کارهای فوق را در زمانی بسیار کوتاه و حتی بعضا در حدود ثانیه انجام دهند در صورتی که با سیستم فعلی و حتی با استفاده از Email بیشتر کارها حداقل یک روز کاری زمان می برد . البته استفاده از روشهای نوین کنتورخوانی از دور و یا کنتورهای کارتی نیز توسط این شرکت دنبال می شود.
به امید آن روزها ( که قطعا دیر نخواهند بود ) …

نتیجه گیری

همانگونه که انتظار می رود بکارگیری ابزار اینترنت برای تبادل اطلاعات بین نواحی و ستاد ، در چرخه اطلاعات و کار باعث روان شدن جریان اطلاعات و سریعتر شدن آن شده است . در نتیجه عواید فراوانی حاصل شرکت و دست اندرکاران سیستم گردیده است . از جمله آنها صرفه جوئی قابل توجه در هزینه ها می باشد که می توان آنرا در مسیر فراهم سازی و توسعه بسترهای سخت افزاری ، نرم افزاری و ارتباطی لازم هزینه کرد . همچنین لازم است به بالندگی خاصی که در مجموعه پرسنل خدمات کامپیوتر و سایر کارکنان شرکت ایجاد شده نیز اشاره شود که باعث افزایش رضایت شغلی و بهره وری خواهد شد . نتیجه این کار یافتن راهکارهای مناسب برای رفع مشکلات و استفاده بهینه از منابع و امکانات می باشد . در نتیجه بکارگیری این روش و روشهای مشابه (و در صورت امکان بهتر) در کلیه سازمانهای خصوصی و دولتی در سطح کشور پیشنهاد می گردد.

مراجع

۱- واحد برنامه ریزی ، ” گزارش عملکرد ماهیانه” ، شرکت گاز استان مرکزی ، اسفند ماه سالهای ۸۲ – ۷۸
۲- ” تاریخچه شرکت ملی گاز ایران ” ، http://www.nigc.ir/About/History/Default.asp?L=1 {online}
۳- وزارت نفت ، ” ابتکار نوین خدمات کامپیوتری گاز استان مرکزی ” ، نشریه مشعل شماره ۲۳۶ صفحه ۶۰ ، نیمه دوم آذر ۸۱
۴- ” تاریخچه شرکت گاز استان مرکزی ” ، http://www.nigc-mpgc.ir/Ahistory.asp {online}
۵- ” استفاده از اینترنت برای انتقال اطلاعات بین نواحی و ستاد ” ، http://www.nigc-mpgc.ir/reports.asp?id=83021201 {online}
(با توجه به اینکه سایت قبلی شرکت گاز استان مرکزی تغییر کرده است، این رفرنس را میتوانید در wayback در آدرس زیر
http://web.archive.org/web/20040919032906/http://www.nigc-mpgc.ir/reports.asp?id=83021201
ببینید)

توضیح: این مقاله عینا در سایت شرکت گاز استان مرکزی به آدرس زیر منتشر شده بود:

http://nigc-mpgc.ir/reports.asp?id=83041001

(با توجه به اینکه سایت شرکت گاز استان مرکزی تغییر کرده است، این مقاله را میتوانید در wayback در آدرس زیر
http://web.archive.org/web/20040919033039/http://www.nigc-mpgc.ir/reports.asp?id=83041001
ببینید)